Neulich abends in lockerer Runde mit ein paar Kollegen. Es ging um den mal mehr, mal weniger schönen Auftrag, eine bestimmte Software für ein Unternehmen bzw. Projektumfeld zu evaluieren. So ein Auftrag kann leichtgewichtig sein. Je komplexer das Produkt, je kritischer das Umfeld,  je weitläufiger die beteiligte Umgebung, in der es eingesetzt werden soll, desto schwieriger wird es aber, systematisch zu strukturieren, Querbeziehungen zu erkennen oder überlappende Produktfunktionen oder -Eigenschaften richtig einzuordnen. Ein Fall für Arcway Cockpit? Auf jeden Fall …

In Phase 1 werden Zielkriterien festgelegt und gegen­einander gewichtet. Was soll erreicht werden? Wie wichtig ist mir welche Funktio­nalität? Treten mehrere handelnde Personen auf den Plan, kann schon diese Phase sehr komplex werden. Bei klaren Unter­nehmens- und Entscheidungs­strukturen ist dieser Punkt für sich aber gut beherrschbar. Neben dem Kriterien­katalog sollte als Ergebnis in dieser Phase bereits die Arithmetik zur Lieferantenauswahl sein.

In Phase 2 werden dann die Geschäfts­prozesse beleuchtet und die betroffenen und angrenzenden Systeme erfasst sowie ihre Funktionen und Quer­beziehungen soweit beschrieben, wie es für unsere Evaluierung zweckmäßig ist. Im Optimalfall liegt eine solche Beschreibung bereits vor, allzuoft gibt es aber bereits hier die ersten größeren Schwierig­keiten. Mancherorts besteht nur eine mehr oder minder vage Vorstellung davon, welche Prozesse und Systeme von Änderungen betroffen sein könnten.

In Phase 3 wird dann beides praktisch „übereinander­geschoben“. Dieser Schritt ist der Entscheidende. Die Entscheidungs­matrix aus Phase 1 wird mit den Systemen verbunden, die in der Praxis miteinander interagieren werden. Durch diese Verlinkung lassen sich die Kriterien hinterfragen, neue Kriterien finden sowie die Gewichtung der Kriterien überprüfen. Es entsteht ein bewertbares und vergleich­bares Konzept. Transparente und übersichtliche Auswertungen ergeben ein klares Bild der Evaluierung.

Mit Cockpit haben wir an mehreren Beispielen mit schlankem Aufwand Evaluierungen in hoch­komplexen Projekt­umfeldern durchführen können. Die Ergebnisse berücksichtigten alle Faktoren der Entscheidung und konnten problemlos mit allen technischen Umgebungs­faktoren in Beziehung gesetzt werden. Vor allem verblüffend: Sie wichen teilweise erheblich von Ergebnissen ab, die wir auf „klassischem Weg“ – quasi als Testgruppe- erstellt hatten. Der Hintergrund hierfür ist, dass sich erst durch die syste­matische und strukturierte Vorgehens­weise die Vollständig­keit der Kriterien ergibt und gerade diese hinzugekommenen Kriterien das Ergebnis der Evaluierung stark beeinflussen können.

Letztlich sind wir überzeugt davon, dass sich Arcway bei komplexen Evaluierungen nicht nur sehr gut einsetzen lässt, sondern durch seine enge Anbindung an die umgebenden Prozesse schneller zu besseren Ergebnissen führt.